Gemeinsam mit Gießener Studierenden wagte ich in diesem Wintersemester ein Experiment: Wir entwickelten mit kollaborativen Werkzeugen und jeder Menge Spaß ein technisches Hilfe-Topic – und zwar in Echtzeit. Ein Laborbericht

Nein, in diesem Beitrag geht es nicht um Grenzfälle der Getrennt- und Zusammenschreibung in der deutschen Rechtschreibung, wie der Titel andeutet. Und nein, diesmal wollen wir uns auch nicht allzu sehr mit dem passenden Autorenwerkzeug beschäftigen. Denn das folgende Experiment wäre wir nicht nur in Atlassian Confluence bzw. Enlite möglich gewesen, sondern auch in anderen kollaborativen Editoren wie Google Docs.

Vielmehr dreht sich dieser Beitrag um die Frage nach dem Wie und den notwendigen Rahmenbedingungen, damit die Chemie stimmt für die gemeinsame Content-Entwicklung von Technischer Dokumentation. Vorab ein riesiges Dankeschön an die Teilnehmerinnen und Teilnehmer, die durch ihre Mitarbeit das Experiment erst möglich gemacht haben!

Ausgangssituation unseres Experiments

Das Forschungsthema unseres Experiments ist die Entstehung von Sachtexten, am Beispiel von Technischer Dokumentation. Diese ist für viele Beteiligten im Produktentwicklungsprozess ein ungeliebtes Stiefkind des eigentlichen Produkts, z.B. einer Software. Das führt meist dazu, dass Dokumentationsaufgaben – wenn sie schon nicht ignoriert werden können – möglichst schnell hinter sich gebracht werden.

Eine solche “nur noch schnell zusammengeschriebene” Dokumentation, die oft als primären Input für den Technischen Redakteur dient, lässt nicht selten zu wünschen übrig – hinsichtlich der erwarteten inhaltlichen Qualität und der Vollständigkeit, sodass für die Leserschaft am Ende kein hinreichender Nutzwert entstanden ist.

Die Forschungsfrage

Wäre es nicht viel spannender, mit modernen Werkzeugen und kollaborativen Methoden diesen Zielkonflikt aufzulösen, sodass Technische Dokumentation in einem interdisziplinären Team aus Fachexperten und Technischen Redakteuren nicht nur extrem schnell, sondern auch inhaltlich umfassend und in hoher Qualität entsteht?

Weil jedes gute Experiment mehr Fragen aufwirft als Antworten liefert, wollen wir heute nur diese stellen: Wie kann gleichzeitiges Schreiben an einem Sachtext gelingen?

Eine erste Hypothese

Meine Vermutung ist, dass mit mehreren Autoren, die gleichzeitig einen Sachtext erstellen, in Kombination mit den geeigneten Mitteln ein solcher Sachtext schneller, umfassender und hochwertiger entsteht als durch einen Einzelautor.

Doch was sind geeignete Mittel für eine gemeinschaftliche und effiziente Redaktion?

Versuchsaufbau und Zutaten

Die “Zutaten” für unser kollaboratives Content-Erstellungs-Experiment waren wie folgt:

• Redaktionsteam: Bis zu 14 angehende Technische Redakteur-/innen aus dem 3. Semester des Master-Studiengangs trmd, die sich gleichzeitig in einem Seminarraum befinden, begleitet von einem Lehrbeauftragten als kollaborativen Content-Coach (das wäre dann wohl ich).
• Redaktionsleitfaden (RLF): Dieser ist in der Technischen Kommunikation ein bewährtes Mittel, um einen einheitlichen Schreibstil und gleichbleibende Qualität zu gewährleisten. Er richtet sich klassischer Weise an Technische Redakteure, die individuell neue Topics erstellen bzw. bestehende weiterentwickeln. In unserem Experiment wollen wir aber mit der Zutat “Gleichzeitigkeit” ein ganz neues Energieniveau erreichen. Hierfür ist ein klassischer RLF ungeeignet, denn niemand liest sich zig Seiten voller Schreibvorschriften durch, wenn ohnehin die Zeit knapp ist.
• Klare Zielsetzung: Wichtiger als ein umfassendes Schreibregelwerk ist vielmehr ein grundsätzlicher Konsens, ein gemeinsames Ziel und ein eingespieltes Team, das an einem Strang zieht. Das vorgegebenes Thema für den Sachtext ist hier ein anleitendes Hilfe-Topic für Enlite.
• Eine kollaborative Autorenumgebung: Die Anwendungsgrundlagen für ein erprobtes kollaboratives, Web-basiertes Autorenwerkzeug, hier Atlassian Confluence bzw. Enlite, hat das Redaktionsteam kur zuvor in Form eines Blockseminars erworben.
• Kommunikationsbereitschaft und -fähigkeit: Der persönliche Austausch innerhalb des Redaktions-Teams gelingt nach zweieinhalb miteinander verbrachten Semestern und mehreren gemeinsam absolviertenProjektarbeiten ebenfalls.
• Definierter Zeitraum: Für unser kleines Experiment benötigen wir gerade einmal eine Viertelstunde.

Beobachtungen zum Versuchsverlauf

Als nach einem kurzen Zögern des gerade erst entstandenen Redaktionsteams nun das Vorgehen im noch leeren Editorfenster geklärt ist – gemäß dem Credo: “Sei mutig; einfach machen!” –, werden die inhaltlichen “Claims” gesteckt (wer mach was, wo?). Dann füllt sich in wenigen Minuten der Editor mit einer ersten gemeinsamen Entwurfsversion.

Jede(r) bringt seine Stärken ein

Schnell zeigen sich die individuellen Neigungen der Autorenschaft: Während die einen Inhalt produzieren, kümmern sich andere um Rechtschreibung und Stil, wiederum andere haben ein Auge für die Struktur, formal korrekte Formatierung bzw. Auszeichnung. Und wieder andere fertigen lieber Grafiken an, beschneiden Screenshots und beschriften diese.

Darüber (viel) reden hilft

In unserem “Writer’s Room” ist es keineswegs still. Vielmehr wird lebhaft diskutiert – natürlich (fast) immer ganz nah an der Sache – entweder inhaltlich oder schreibtechnisch. Die alte Faustregel scheint auch hier zuzutreffen: Nur 10 Prozent der Technischen Redaktion besteht tatsächlich aus dem Schreiben, rund 90 Prozent sind Abstimmung, Recherche, Qualitätssicherung usw.

Der Editor wird zum Chat-Fenter

Was mit einem Platzhalter “Wer kann hier noch die Voraussetzungen eintragen?” beginnt, führt oft zu richtigen Dialogen, die in Echtzeit innerhalb des gerade entstehenden Topics geführt werden, obwohl der Editor dafür eigentlich nicht gedacht ist. Offenbar ist zusätzlich zur mündlichen Abstimmung auch eine (informelle) Schriftform unerlässlich.

Mut zur Lücke

Beim Schreiben offenbart sich die Stärke des Teams: Wenn jemand gerade nicht weiter weiß, lässt er oder sie jemanden anderes übernehmen und arbeitet woanders weiter – beispielsweise in der Qualitätssicherung und korrigiert Tippfehler.

 

Auswertung und Schlussfolgerungen

Innerhalb von nur 15 Minuten ist ein inhaltlich vollständiges, einheitlich aufgebautes und gut gegliedertes Hilfe-Topic entstanden. In diesem Experiment ist nichts (und niemand) in die Luft geflogen – das Redaktionsteam hat konstruktiv zusammengearbeitet und im Konfliktfall stets einen Konsens gefunden. Dies dürfte in der Praxis mit einer heterogener zusammengesetzten Autorenschaft ggf. deutlich schwieriger sein (Stichwort: Edit-War).

Für einen vergleichbaren Text hätte ich als einzelner Technischer Redakteur vermutlich deutlich über das fünffache der Zeit benötigt – unter Umständen ohne Berücksichtigung sämtlicher ebenfalls relevanter Inhalte. Ein einzelner Autor hätte wohl erst mit einigem (zeitlichen) Abstand weitere relevante inhaltliche, formale und strukturelle Aspekte entdeckt und in späteren Revisionen hinzufügen können.

Die Dosis macht’s

Tatsächlich hätte vermutlich auch eine deutlich geringere Teamgröße für ein gleichwertiges kollaborativ entstandenes Ergebnis ausgereicht. Der Abstimmungsbedarf untereinander wäre dabei zudem vermutlich deutlich geringer. Dass hier der gesamte Kurs mit 14 Personen beteiligt war, ist vielmehr organisatorischen Rahmenbedingungen geschuldet. Auch der verwendete Confluence-Editor ermöglicht nur die gleichzeitige Bearbeitung von Seitenentwürfen mit maximal 12 Autorinnen und Autoren.

Optimale gemeinschaftliche Ergebnisse beim Schreiben bzw. der Inhaltsentwicklung erzielen in der Praxis Gruppengrößen bis zu zehn Personen – beispielsweise in sogenannten Booksprints, in denen komplette (Hand-)Bücher in wenigen Tagen gemeinschaftlich entstehen, oder in sogenannten Writers’ Rooms, die sich insbesondere für die kollaborative Entwicklung von Erzählsträngen für Fernsehserien etabliert haben.

Fazit und Ausblick

Wenn also die Chemie stimmt, dann klappt die gemeinsame Inhaltserstellung in Echtzeit (zumindest auf Topic-Ebene) mit den vorgeschlagenen Zutaten ganz hervorragend und bringt in Rekordzeit qualitativ hochwertige Ergebnisse hervor. Wie und ob das auch für Informationsprodukte mit mehreren Inhaltseinheiten funktioniert? Diese und andere Fragen gilt es noch zu erforschen.

_{Bildnachweis: Icons von Eucalyp via www.flaticon.com}